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Transfert d'entreprise : déménagement de bureaux
Quand on parle de déménagement, on entend la plupart du temps déménagement de particulier. Pourtant, il existe deux types de déménagement distincts : le déménagement de particulier, et le déménagement d'entreprise, aussi appelé transfert d'entreprise. Les deux métiers se recoupent, et un grand nombre de déménageurs professionnels proposent les deux activités.
3 à 6 devis gratuit pour votre transfert d'entreprise
Vous déménagez votre entreprise pour une autre localité ou simplement pour agrandir votre espace de travail ? Vous êtes au bon endroit pour comprendre les spécificités de votre transfert d'entreprise. Nos conseillers experts en déménagement sont là pour vous accompagner. Demandez votre devis.
Déménagement de locaux professionnels
Le déménagement de vos locaux doit être réalisé selon un planning précis afin de ne pas interrompre l'activité de votre entreprise. Généralement, une réunion de pré-chantier doit être organisée dans le but de préparer le jour J afin que les collaborateurs soient informés du déroulement du déménagement. Il se peut que le déménagement se fasse en deux temps afin de ne pas perturber l'activité et la productivité de l'entreprise. Il est nécessaire de communiquer bien en amont avec le déménageur professionnel ou la personne en charge de l'entreprise si vous passez par un courtier en déménagement comme Nextories.
Déménagement de bureaux d'entreprise
Pour le transfert de bureaux d'entreprise, il existe quelques déménageurs professionnels spécialisés en France. La démarche ressemble à un déménagement classique sauf qu'elle intègre la composante des outils de bureautique et des contraintes horaires de vos salariés.
Bien souvent, ces entreprises interviennent dans la nuit ou pendant les week-ends et jours fériés pour ne pas perturber la productivité de vos équipes. Selon vos besoins, le démontage et remontage des bureaux, la connexion des ordinateurs et autre seront intégrés dans la formule de déménagement.
Quels sont les coûts d’un transfert d’entreprise ?
Pour un transfert d'entreprise de petite taille (TPE-PME), à volume égal le déménagement d'entreprise coûte moins cher que le déménagement de particulier. Quand il n'y a que du mobilier de bureau classique, un déménageur "généraliste" peut réaliser cette prestation sans problème. Seulement, il ne va pas forcément chiffrer le devis de façon spécifique et vous aurez potentiellement des tarifs plus élevés qu'une entreprise spécialisée. Ainsi, il est souvent intéressant de demander des devis de déménagement à une société spécialiste dans le transfert d'entreprise.
Pour une entreprise qui commence à avoir une taille conséquente (> 50 salariés), les tarifs peuvent monter en fonction de la complexité du planning et des moyens à mettre en œuvre pour éviter une ou plusieurs journées de coupure d'activité.
Faire appel à des courtiers en déménagement s'avère indispensable pour assurer le bon déroulé du déménagement et permettre à votre entreprise de se concentrer sur la gestion des ressources humaines et des collaborateurs.
Un déménagement de transfert d’entreprise prend du temps et coûte cher : : le prix du déménagement en lui-même, mais aussi le temps de travail perdu des salariés qui ne peuvent travailler pendant la transition. Pour minimiser ces coûts, Nextories sélectionne les meilleurs déménageurs pour que le déménagement de vos bureaux soit réalisé rapidement dans d'excellentes conditions. Comment ça marche ?
Première étape, remplir une demande de devis. La demande de devis est gratuite et instantanée. Si vous n'avez pas encore la date exacte du transfert de votre entreprise, indiquez une fourchette de dates possibles. En général, les déménagements d'entreprise s'effectuent le week-end pour éviter un possible arrêt d'activité.
Un expert Nextories spécialiste du transfert d'entreprise va vous recontacter dans les plus brefs délais pour vous proposer un rendez-vous par visioconférence ou bien se déplacer directement dans vos bureaux pour effectuer une estimation de vos biens à déménager. Cette étude technique est impérative afin de déterminer :
- le volume du mobilier à déménager (bureaux, chaises, armoires)
- les emballages spécifiques et cartons à prévoir (écrans, postes informatiques)
- le mobilier à démonter et à remonter
- les éventuels "poids lourds" à transporter (photocopieur…)
À l'issue de l'étude, votre expert Nextories va établir un cahier des charges du déménagement et lancer un appel d'offres auprès des déménageurs partenaires afin d'obtenir des devis pour le déménagement de vos locaux. Nextories vous permet donc de faire jouer la concurrence sans pour autant avoir à recevoir dans vos locaux le technicien de chaque entreprise que vous souhaitez solliciter. Un vrai gain de temps !
L'expert en déménagement en charge de votre dossier vous présentera un comparatif contenant les meilleures offres qu'il aura négociées auprès des déménageurs spécialisés sélectionnés pour participer à votre appel d'offres. Ainsi, vous pourrez comparer les rapports qualité/prix et choisir un déménageur fiable grâce aux conseils de votre expert. Sachez que toutes les entreprises choisies sont soumises à un contrôle qualité réalisé directement auprès des clients afin de vous garantir des prestataires sérieux et efficaces.
Sachez également que si votre entreprise déménage dans une autre région, Nextories peut aussi se charger de la mutation de vos collaborateurs.
Quelles sont les formalités d’un transfert d’entreprise ?
Le transfert d’entreprise ne se limite pas aux cartons, il y a différentes formalités à prendre en compte.
Fixer la date du déménagement
Pour préparer efficacement un transfert d'entreprise, il est impératif de fixer avec précision la date du déménagement. Cette date doit être choisie en fonction de plusieurs facteurs, tels que la disponibilité du nouveau local, la charge de travail de l'entreprise et les contraintes personnelles des salariés. Il est important de prévoir un délai suffisant pour organiser le déménagement et informer les salariés.
Déclarer officiellement le déménagement des locaux de l’entreprise
Il est important de déclarer votre changement d’adresse auprès du centre de formalités des entreprises (CFE). Cela varie en fonction du type d’entreprise et de la juridiction, mais en général, il est nécessaire de :
- modifier les statuts de l’entreprise
- publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales
- déclarer le transfert auprès des autorités compétentes
N’oubliez pas de prévenir vos clients et vos partenaires de la nouvelle adresse de vos bureaux.
Résilier et/ou transférer les contrats
Pensez à résilier et/ou transférer vos différents contrats relatifs à l’entreprise (résiliation du bail, transfert du contrat d’énergie, téléphonie…). Contactez vos fournisseurs pour en savoir plus sur les modalités de résiliation ou de transfert.
Pensez aussi à la redirection de votre courrier auprès des services postaux.
Préparer la nouvelle organisation des bureaux
Anticipez la nouvelle organisation des bureaux pour assurer une reprise d'activité fluide. Définissez les espaces de travail, répartissez les équipes de manière optimale, et anticipez les besoins en équipements pour garantir la continuité opérationnelle de l'entreprise après le déménagement.
Communiquer sur le déménagement des locaux en interne
Une communication efficace au sein de l'entreprise est fondamentale pour assurer le succès du déménagement des bureaux et du personnel. Organisez des réunions d’informations, mettez en place des supports de communication, pour maintenir la confiance des équipes. Informez-les au plus tôt afin que chacun puisse s’organiser en conséquence.
Transfert d'entreprise : trouver un déménageur professionnel
Le déménagement de vos locaux doit se dérouler dans les meilleures conditions possibles. Faire appel à des professionnels du déménagement peut vous faire gagner un temps considérable. Nous nous chargeons de tout pour vous, vous n’avez rien à gérer.
Nextories travaille aussi bien avec des entreprises généralistes que des sociétés spécialisées dans le déménagement d'entreprise, et nous saurons vous conseiller afin de trouver le meilleur rapport qualité / prix. Nous vous proposons une prestation complète. Vous pourrez continuer à vous consacrer au bon fonctionnement de vos activités durant le transfert de votre entreprise.
Meredith
Rédactrice de (bons) conseils
Incollable sur les pratiques des déménageurs professionnels, Meredith distille les conseils avisés pour déménager l'esprit serein. Economies, timings, astuces en tous genres qui vous feront gagner du temps et de l'argent, rien ne lui échappe ;)
