Quand on parle de déménagement, on entend la plupart du temps déménagement de particulier. Pourtant, il existe deux types de déménagement distincts : le déménagement de particulier, et le déménagement d'entreprise, aussi appelé transfert d'entreprise. Les deux métiers se recoupent, et un grand nombre de déménageurs professionnels proposent les deux activités.
Quels sont les coûts d’un transfert d’entreprise ?
Pour un transfert d'entreprise de petite taille (TPE-PME), à volume égal le déménagement d'entreprise coûte moins cher que le déménagement de particulier. Quand il n'y a que du mobilier de bureau classique, un déménageur "généraliste" peut réaliser cette prestation sans problème. Seulement, il ne va pas forcément chiffrer le devis de façon spécifique et vous aurez potentiellement des tarifs plus élevés qu'une entreprise spécialisée. Ainsi, il est souvent intéressant de demander des devis de déménagement à une société spécialiste dans le transfert d'entreprise.
Pour une entreprise qui commence à avoir une taille conséquente (> 50 salariés), les tarifs peuvent monter en fonction de la complexité du planning et des moyens à mettre en œuvre pour éviter une ou plusieurs journées de coupure d'activité.
Quelles sont les formalités d’un transfert d’entreprise ?
Le transfert d’entreprise ne se limite pas aux cartons, il y a différentes formalités à prendre en compte.
Fixer la date du déménagement
Pour préparer efficacement un transfert d'entreprise, il est impératif de fixer avec précision la date du déménagement. Cette date doit être choisie en fonction de plusieurs facteurs, tels que la disponibilité du nouveau local, la charge de travail de l'entreprise et les contraintes personnelles des salariés. Il est important de prévoir un délai suffisant pour organiser le déménagement et informer les salariés.
Déclarer officiellement le déménagement des locaux de l’entreprise
Il est important de déclarer votre changement d’adresse auprès du centre de formalités des entreprises (CFE). Cela varie en fonction du type d’entreprise et de la juridiction, mais en général, il est nécessaire de :
- modifier les statuts de l’entreprise
- publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales
- déclarer le transfert auprès des autorités compétentes
N’oubliez pas de prévenir vos clients et vos partenaires de la nouvelle adresse de vos bureaux.
Résilier et/ou transférer les contrats
Pensez à résilier et/ou transférer vos différents contrats relatifs à l’entreprise (résiliation du bail, transfert du contrat d’énergie, téléphonie…). Contactez vos fournisseurs pour en savoir plus sur les modalités de résiliation ou de transfert.
Pensez aussi à la redirection de votre courrier auprès des services postaux.
Préparer la nouvelle organisation des bureaux
Anticipez la nouvelle organisation des bureaux pour assurer une reprise d'activité fluide. Définissez les espaces de travail, répartissez les équipes de manière optimale, et anticipez les besoins en équipements pour garantir la continuité opérationnelle de l'entreprise après le déménagement.
Communiquer sur le déménagement des locaux en interne
Une communication efficace au sein de l'entreprise est fondamentale pour assurer le succès du déménagement des bureaux et du personnel. Organisez des réunions d’informations, mettez en place des supports de communication, pour maintenir la confiance des équipes. Informez-les au plus tôt afin que chacun puisse s’organiser en conséquence.