29 mai 2012, mis à jour le 7 mars 2024
La lettre de voiture déménagement comporte 5 feuillets : 2 exemplaires de la lettre de voiture (pour le client et l’entreprise), 1 fiche d’instruction et d’exécution et 2 exemplaires du bulletin de livraison. Selon le type de déménagement que vous envisagez, il existe différentes versions de la lettre de voiture, notamment dans le cas d'un déménagement international. Tous les feuillets doivent être accompagnés des conditions générales de ventes. Quel est le rôle de chacun de ces documents ?
La lettre de voiture
Sur la lettre de voiture doivent être inscrites les coordonnées de l'entreprise de déménagement et les vôtres, le numéro de devis, le volume à transporter, le mode d'exécution (de transport), les dates et adresses de chargement et de déchargement, le prix du déménagement, les modalités de paiement et les valeurs déclarées du mobilier pour la garantie contractuelle et éventuellement pour l'assurance dommage. La lettre de voiture remplie doit être signée par le déménageur et par vous-même au début du déménagement et doit être dupliqué pour chaque véhicule en précisant son immatriculation. Votre signature sur ce document au chargement autorise l’entreprise à effectuer votre déménagement. Un exemplaire de la lettre de voiture déménagement doit obligatoirement vous être remis.
La fiche d’instruction
La fiche d'instruction et d'exécution appelée également "fiche de travail" est un document qui permet au chef d'équipe de préciser les instructions qui doivent être suivies par l'équipe responsable du déménagement en terme de matériel à prendre, de composition de l'équipe, de la somme restante à encaisser, etc. Sur ce document se trouve un encadré intitulé "exécution" dans lequel le chef d'équipe doit indiquer :
- la date et l'heure d'arrivée au lieu de chargement,
- la date et l'heure de départ du véhicule chargé,
- la date et l'heure d'arrivée au lieu de livraison,
- la date et l'heure de départ du véhicule déchargé.
Vous devrez également signer cette fiche d’instruction pour confirmer ces horaires, au départ du véhicule chargé et au départ du véhicule déchargé.
La déclaration de fin de travail
Une fois votre mobilier déchargé dans votre nouveau logement, vous devez impérativement faire le tour de vos meubles avec le chef d’équipe (enlevez les protections, ouvrez tous les cartons), pour vous assurer que les prestations ont été réalisées correctement et qu'il n'y a pas eu casse ou détérioration. Si vous n'avez aucune remarque vous cocherez alors la case "mobilier reçu au complet et sans réserves" et signerez la déclaration de fin de travail qui présume la livraison conforme.
En revanche si vous constatez une quelconque détérioration sur votre mobilier ou si vous considérez que les prestations effectuées par les déménageurs ne sont pas conformes au contrat, vous devez le noter sur la déclaration de fin de travail, dans l'encadré "observations du client" après avoir coché la case "mobilier reçu avec réserves". 
Mais sachez que ce document est de type contradictoire, c’est-à-dire que le chef d’équipe peut y formuler ses observations et préciser qu’il conteste les réserves que vous avez émises. Attention, n’oubliez pas d’ouvrir tous vos cartons car la mention sous réserve de déballage ou de contrôle n'a aucune valeur de preuve. Seule une indication claire et détaillée des avaries sur le document de fin de travail prouve que les faits invoqués existaient au jour du déménagement, et vous permettra d'activer votre assurance déménagement auprès de l'assureur du déménageur.
Une fois vos remarques inscrites sur la déclaration de fin de travail, vous devrez prendre acte de la fin du contrat de déménagement en signant la déclaration de fin de travail. Si après le départ des déménageurs vous constatez une avarie de votre matériel ou si vos réserves émises à la réception du mobilier ne sont pas acceptées par le professionnel, vous disposez d'un délai de dix jours à compter de la réception de vos meubles pour émettre par lettre recommandée une protestation sur l'état du mobilier réceptionné. La lettre de voiture doit également être accompagnée de la déclaration de valeur préalablement remplie.
Pour résumer, la lettre de voiture déménagement est un document important et obligatoire car il vous permet de suivre les étapes importantes de votre déménagement mais aussi et surtout d’inscrire toutes les réserves que vous aurez constaté(e) tout au long de votre déménagement, une fois votre mobilier déchargé à l'adresse de livraison convenue (votre nouveau domicile). Sans la lettre de voiture remplie il vous sera très difficile d'apporter la preuve qu'il y a bien eu dégradation de votre mobilier durant le déménagement, et donc d'être remboursé dans le cadre de l'assurance déménagement.